Kiedy projektant zostaje zablokowany – przypadek sporu o zakres robót projektowych i brak finansowania inwestycji

Na pierwszy rzut oka umowa wydawała się jasna. Wykonawca robót projektowych, działający od lat w branży, podpisał kontrakt z jednostką publiczną na przygotowanie pełnej dokumentacji projektowej. Zamawiający podkreślał, że wszystko zostało starannie opisane w SIWZ i że projekt nie będzie należał do szczególnie skomplikowanych. Cena była niska, ale rynek zamówień publicznych rządzi się swoimi prawami – konkurencja jest ogromna, a wygrana przetargu oznaczała prestiż i nowe możliwości.Z czasem jednak wszystko zaczęło się komplikować. W toku prac projektowych pojawiły się dodatkowe wymagania: nowe uzgodnienia środowiskowe, opinie konserwatorskie, analizy oddziaływania na sąsiednie nieruchomości, a także nieprzewidziane wcześniej korekty związane z infrastrukturą techniczną. Inwestor twierdził, że to element normalnego procesu, a wykonawca powinien to uwzględnić w pierwotnej kwocie. Problem w tym, że pierwotny opis przedmiotu zamówienia nie przewidywał aż tak szerokiego zakresu dokumentacji.

Pułapka zamówień publicznych

W zamówieniach publicznych kluczowe znaczenie ma art. 99 ustawy Prawo zamówień publicznych, który nakłada na zamawiającego obowiązek jednoznacznego i wyczerpującego opisu przedmiotu zamówienia. Jeśli opis jest zbyt ogólny, może prowadzić do nadużyć – wykonawca, składając ofertę, kalkuluje koszty na podstawie dostarczonej specyfikacji. Jeżeli zakres zostanie później znacznie rozszerzony, kontrakt staje się dla niego pułapką.W analizowanym przypadku zamawiający powoływał się na zapis umowy o ryczałtowym wynagrodzeniu. Argumentował, że projektant, jako profesjonalista, powinien był przewidzieć konieczność dodatkowych uzgodnień. Jednak praktyka pokazuje, że w wielu inwestycjach trudno przewidzieć wszystkie wymagania organów administracyjnych czy instytucji branżowych. Szczególnie w sytuacjach, gdy dochodzą kwestie ochrony środowiska, archeologii czy kolizji infrastruktury.

Dylemat wykonawcy

Wykonawca znalazł się w trudnym położeniu. Z jednej strony chciał zrealizować zadanie i dostarczyć dokumentację, ale z drugiej musiał zmierzyć się z narastającymi kosztami i opóźnieniami. Wynagrodzenie, ustalone w trybie ryczałtowym, nie pozwalało pokryć dodatkowych nakładów pracy specjalistów, geodetów, rzeczoznawców środowiskowych czy projektantów branżowych.Decyzja o kontynuowaniu prac bez dodatkowego finansowania oznaczała straty finansowe, które mogły zachwiać płynnością firmy. Z kolei odmowa wykonania dodatkowych zadań wiązała się z ryzykiem kar umownych, odstąpienia zamawiającego od umowy, a w konsekwencji – utratą reputacji w świecie zamówień publicznych. Dla mniejszej firmy projektowej taka sytuacja mogła oznaczać być albo nie być na rynku.

Podłoże prawne konfliktu

W takich przypadkach kluczowe znaczenie mają przepisy:

Prawo zamówień publicznych (art. 455) – dopuszcza zmianę umowy w sprawie zamówienia publicznego tylko w ściśle określonych przypadkach, np. gdy konieczność zmiany wynika z przyczyn niemożliwych do przewidzenia przez strony.
Kodeks cywilny (art. 632 § 2) – przewiduje, że jeżeli w trakcie wykonywania dzieła pojawiły się nieprzewidziane okoliczności, które grożą rażącą stratą wykonawcy, może on żądać podwyższenia wynagrodzenia.
Prawo budowlane – nakłada na projektanta obowiązek zapewnienia zgodności projektu z przepisami, co w praktyce wymaga uzgodnień i opinii. Jeżeli ich zakres znacząco wykracza poza pierwotne założenia, powinna istnieć możliwość renegocjacji kontraktu.

W praktyce spory tego typu często trafiają do sądu lub są rozwiązywane poprzez mediację, gdzie rzeczoznawcy budowlani i prawnicy analizują zakres faktycznie wykonanych prac i ich zgodność z umową.

Stanowiska stron – tabela porównawcza

Stanowisko zamawiającego	Stanowisko wykonawcy	Podstawa prawna
Wszystko musi być wykonane w ramach kwoty ryczałtowej – to ryzyko wykonawcy.	Zakres zamówienia został rozszerzony o dodatkowe uzgodnienia, których nie przewidziano.	Art. 99 i 455 PZP – opis przedmiotu zamówienia musi być jednoznaczny; zmiany wymagają aneksu.
Projektant powinien był przewidzieć ryzyka branżowe.	Nie można przewidzieć decyzji organów (np. konserwatora zabytków, RDOŚ).	Art. 632 § 2 KC – możliwość żądania podwyższenia wynagrodzenia.
Odmowa wykonania to niewywiązanie się z umowy.	Brak dodatkowego finansowania grozi rażącą stratą i przekroczeniem obowiązków kontraktowych.	Orzecznictwo sądowe – ochrona wykonawcy przed nadmiernym ryzykiem.

Jak uniknąć podobnych sporów?

Analizowany przypadek pokazuje, że problem leży nie tylko w samym systemie zamówień publicznych, ale także w praktyce formułowania umów. Istnieje kilka sposobów, aby ograniczyć ryzyko powstania podobnych sporów:

Precyzyjny opis przedmiotu zamówienia – zamawiający powinni dokładnie wskazywać, jakie opracowania i uzgodnienia wchodzą w zakres projektu.
Rezerwy finansowe – w dokumentacji przetargowej warto przewidywać środki na nieprzewidziane okoliczności.
Waloryzacja wynagrodzenia – umowy powinny zawierać klauzule waloryzacyjne, szczególnie przy długotrwałych projektach.
Dialog techniczny przed przetargiem – pozwala na wstępne rozpoznanie potencjalnych problemów i doprecyzowanie wymagań.
Wsparcie rzeczoznawców budowlanych – niezależna analiza zakresu dokumentacji na etapie przetargu i realizacji może uchronić obie strony przed sporem.

Praktyczne konsekwencje dla wykonawcy

Jeżeli spór nie zostanie rozwiązany polubownie, wykonawca musi liczyć się z poważnymi skutkami. Mogą to być:

utrata płynności finansowej i konieczność finansowania dodatkowych prac z własnych środków,
konflikty sądowe, które trwają latami,
ryzyko utraty referencji i problemów w kolejnych przetargach,
wpisanie na listę wykonawców niewywiązujących się z kontraktów.

Z drugiej strony, brak współpracy i brak elastyczności ze strony zamawiającego powoduje, że inwestycja może zostać zablokowana na etapie projektowym, a jej realizacja opóźniona o miesiące, a nawet lata.

Podsumowanie

Przypadek, w którym wykonawca robót projektowych nie mógł dokończyć prac z powodu dodatkowych uzgodnień i braku finansowania, doskonale pokazuje napięcia między praktyką a literą prawa. Zamawiający, powołując się na sztywne zapisy umowy, ignorował fakt, że zakres faktycznych obowiązków projektanta znacząco przekroczył to, co przewidywała specyfikacja. Wykonawca, działając w dobrej wierze, został postawiony przed wyborem między stratą finansową a ryzykiem prawnym.Ten przykład uczy, że zarówno zamawiający, jak i wykonawcy powinni dążyć do partnerskiego podejścia. W zamówieniach publicznych warto uwzględniać mechanizmy waloryzacji, szczegółowe opisy zakresu i możliwość renegocjacji kontraktów w sytuacjach wyjątkowych. Bez tego podobne konflikty będą powtarzać się w kolejnych inwestycjach, generując straty dla obu stron.

art. 455 PZP, art. 632 kodeks cywilny, brak finansowania inwestycji, dokumentacja projektowa, ekspertyza budowlana, prawo zamówień publicznych, problemy projektowe, spór inwestor wykonawca, wykonawca robót projektowych, zamówienia publiczne